On reçoit une convocation, un calendrier de formation ou une note de service sur sa boîte académique Clermont-Ferrand, mais on ne la consulte qu’une fois par semaine. Le message arrive trop tard, la date limite est passée. Pour éviter ce scénario, la solution la plus directe reste de rediriger sa messagerie académique vers une adresse consultée au quotidien. Voici comment procéder sur le webmail de l’académie de Clermont-Ferrand, et surtout ce qu’on oublie souvent de vérifier avant d’activer la redirection.
Accéder au webmail académique Clermont-Ferrand et s’authentifier
Avant de toucher aux filtres, il faut se connecter au bon endroit. L’académie de Clermont-Ferrand utilise désormais Roundcube via le portail webmail3. On y accède depuis l’adresse du portail académique (bv.ac-clermont.fr/webmail) ou depuis le lien proposé sur le site du rectorat.
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L’identifiant prend la forme classique : première lettre du prénom suivie du nom (exemple : pdurand pour Pierre Durand). Le mot de passe par défaut correspond au NUMEN, ce numéro d’identification professionnelle qu’on retrouve sur son arrêté de nomination. Si on l’a déjà modifié, c’est le mot de passe personnalisé qui s’applique.
En cas d’oubli du NUMEN, on peut contacter son gestionnaire administratif ou se rendre sur le portail MonCompte de l’académie de Clermont-Ferrand pour réinitialiser ses accès.
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Créer un filtre de redirection dans Roundcube : la procédure pas à pas
Sur les anciens webmails académiques, la redirection se configurait via un onglet « Transfert » bien visible. Ce n’est plus le cas. Depuis le passage à Roundcube pour l’académie de Clermont-Ferrand, la redirection se paramètre dans Paramètres puis Filtres, avec un filtre de type « Transférer le message à ».
Étapes concrètes dans l’interface Roundcube
- Une fois connecté, cliquer sur « Paramètres » dans la barre supérieure, puis sélectionner « Filtres » dans le menu de gauche.
- Créer un nouveau filtre en cliquant sur le bouton « + ». Nommer ce filtre (par exemple « Redirection mail perso ») et définir la condition : « Pour tous les messages entrants » si on veut tout rediriger.
- Dans l’action du filtre, choisir « Transférer le message à » et saisir l’adresse mail personnelle de destination (Gmail, Outlook, autre).
- Valider le filtre. La redirection devient active immédiatement pour les prochains messages reçus sur la boîte académique.
Un point à ne pas négliger : cocher l’option de conservation d’une copie sur le serveur académique si elle est proposée. Sans cette copie, les messages redirigés disparaissent de la boîte ac-clermont.fr, ce qui peut poser problème pour retrouver un échange professionnel plus tard.
Redirection mail académique : les limites à connaître avant d’activer
Rediriger tous ses mails académiques vers une boîte personnelle paraît simple, mais les chartes d’usage des services numériques académiques posent des garde-fous qu’on découvre en général après coup.
Le rectorat rappelle que la confidentialité des messages n’est plus garantie une fois qu’ils quittent le système académique. Concrètement, si un mail contenant des données de santé d’un élève, un dossier disciplinaire ou des éléments RH transite vers un compte Gmail ou Outlook, la responsabilité change de main. L’académie ne peut plus assurer ni la conservation ni la protection de ces données.
Les consignes nationales du ministère (MENJ/DNE) vont dans le même sens : certains messages sensibles ne doivent pas être transférés vers une adresse personnelle. La recommandation qui revient est de limiter la redirection aux notifications générales plutôt que de tout rediriger sans distinction.
Comment filtrer intelligemment plutôt que tout rediriger
Roundcube permet de créer plusieurs filtres avec des conditions précises. On peut par exemple rediriger uniquement les messages provenant de certaines adresses (listes de diffusion, newsletter académique) et conserver en boîte académique les courriers de la direction, du service RH ou de la médecine du travail.
Les retours varient sur ce point : certains collègues préfèrent tout rediriger pour ne rien rater, d’autres créent deux ou trois filtres ciblés. L’approche par filtre ciblé demande quelques minutes de configuration supplémentaire, mais elle évite de se retrouver avec des données sensibles sur un serveur grand public.
Mutation et changement d’académie : ce que devient la redirection
Un détail que beaucoup d’enseignants découvrent au moment de leur mutation : en cas de changement d’académie, l’adresse de messagerie change (par exemple de @ac-clermont.fr vers @ac-lyon.fr). La redirection configurée sur l’ancienne boîte ne suit pas automatiquement vers la nouvelle académie.
Il faut donc reconfigurer un filtre de redirection sur le webmail de la nouvelle académie d’affectation. Tant que l’ancien compte reste actif (en général pendant quelques mois après la mutation), les messages continuent d’arriver sur l’adresse ac-clermont.fr, mais sans garantie de durée.
La bonne pratique consiste à prévenir ses contacts professionnels du changement d’adresse dès la notification de mutation, et à vérifier dans les semaines qui suivent que la nouvelle boîte académique est bien opérationnelle.
Configurer un client de messagerie comme alternative à la redirection
La redirection n’est pas la seule option pour consulter sa boîte académique Clermont-Ferrand sans passer par le webmail. On peut aussi connecter un logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird) directement au serveur académique en utilisant le protocole IMAP.
L’avantage de cette approche : les messages restent sur le serveur académique, on les consulte depuis son logiciel habituel, et on n’a pas de problème de confidentialité lié au transfert vers un prestataire tiers. Le portail MonCompte de l’académie de Clermont-Ferrand fournit les paramètres de configuration pour Outlook et Thunderbird.
Cette solution convient particulièrement aux personnes qui travaillent sur un poste fixe ou un ordinateur portable personnel et qui veulent centraliser leurs boîtes sans mélanger les flux. Le protocole IMAP synchronise les messages sans les déplacer, ce qui respecte les recommandations de la charte informatique.
Que l’on choisisse la redirection par filtre Roundcube ou la connexion IMAP, le point de départ reste le même : accéder au portail académique, vérifier ses identifiants, et prendre deux minutes pour configurer correctement l’outil. Mieux vaut un filtre bien paramétré qu’une boîte académique qu’on ne consulte jamais.
